O avanço das tecnologias de informação
não garantiu a redução da quantidade de papel produzido nas organizações. Em
certos casos até piorou.
Ao invés de produzir documentos enxutos
que contenham apenas as informações necessárias, as facilidades de digitação,
digitalização, criação de gráficos e, sobretudo, de impressão facilitaram a
proliferação de páginas e mais páginas de dados diluídos e, grande parte das
vezes, sem objetividade.
Os trabalhos de auditoria e mesmo a
instrução processual, no caso de processos jurídicos, podem ser impactados
negativamente pelo volume de informação e documentação a ser verificada e
processada.
Quanto menos volume de papel a ser
organizado, indexado e arquivado, maior seria o tempo disponível que o auditor
ou instrutor de um processo se dedicasse à elaboração das peças que deve
produzir.
As assessorias jurídicas e por
extensão, escritórios de contabilidade e controladorias internas têm por
costume produzir enormes montas de papel para comprovarem seus posicionamentos.
No afã de demonstrarem o esforço e a dedicação ao trabalho de responderem os
questionamentos, as equipes de auditoria são atulhadas com quilos e mais quilos
de documentos.
No caso das organizações públicas ainda
é necessário se ressalvar que a economia processual não é um direito. Mas sim
um dever.
Algumas regras básicas podem ajudar:
- Informações contidas em páginas da
internet – A colocação do endereço da informação, ou seja, a “url” deve ser o
bastante. Em que pese o risco de que a página fique indisponível, a organização
que a produziu torna-se responsável por disponibilizar a informação;
- Informações que já foram consolidadas
em relatório – O relatório deve falar por si mesmo. Quem deve evidenciá-lo é
quem o assinou. Basta que ele seja assinado, ou seja, legalmente certificado
para que possa ser usado como prova em um processo.
- Extratos bancários – Em que pese que
devem ser analisados de forma integral, somente as ocorrências mais importantes
devem ser evidenciadas: saldo inicial e final, transferências recebidas, saques
indevidos, cheques emitidos com desvio de finalidade e outros casos semelhantes.
O mesmo se aplica às aplicações financeiras: confirmado que foram devidamente
efetuadas, cabe apenas comprovar o total de rendimentos ou a falta de aplicação
de determinados valores;
- Respostas formais aos questionamentos
produzidos - Neste caso apenas o necessário às comprovações mais importantes
deve ser mantido. O resto deve ser guardado PROVISORIAMENTE, até a finalização
dos trabalhos, quando deverão ser descartados.
- Recibos de entrega, notas fiscais e
outros documentos que não estão disponíveis na internet ou em sistemas
informatizados: imprimir apenas aqueles que comprovam as principais informações
relatadas;
- Documentos que possam ser tirados em
telas de sistemas informatizados: Notas de empenho, notas de lançamento, ordens
bancárias: imprimir somente os casos ESPECÍFICOS citados em relatório. Caso as
ocorrências tratem de períodos inteiros, fazer apenas referência ao sistema;
- Muitas informações podem obtidas como
resposta a um questionamento FORMAL e evidenciadas pelos ofícios emitidos pelo
auditado;
- Fotografias: devem ser obtidas com a
menor resolução possível. Durante os trabalhos de campo podem ser produzidas em
quantidades que permitam uma seleção posterior. Após a conclusão dos trabalhos
podem ser descartadas as que não se revelarem úteis;
- Formulários de entrevistas: O ideal é
que sejam mantidos apenas os que revelam impropriedades e irregularidades.
Todavia, no caso em que se possa consolidar as informações em tabelas, apenas
as ocorrências mais importantes deverão ser evidenciadas em separado.
Processos muito volumosos impõem
dificuldades enormes ao bom andamento dos trabalhos jurídicos. Páginas e mais
páginas de documentos inúteis e repetitivos chegam a impedir uma análise isenta
e consistente dos fatos ali evidenciados.
Apurando os procedimentos para
filtragem do grande volume de informações produzidas, muitas vezes
desnecessárias, pode-se garantir melhores resultados na evidenciação dos
relatórios produzidos, além de garantir transparência na informação
disponibilizada nos processos.
